1.1
AG Gruppen har etableret en koncernfælles whistleblowerordning og klagemekanisme, der kan modtage indberetninger for hele koncernen, herunder ethvert selskab tilknyttet AG Gruppen.

1.2
Vi tilskynder med den vores medarbejdere og eksterne parter som f.eks. kunder, leverandører og samarbejdspartnere samt personer, der er berørte af vores forretning, forretningsmodel og adfærd, til at indberette bekymringer om forhold, som mistænkes at være i strid med lovgivningen eller AG Gruppens Code of Conduct, eller som negativt påvirker personers menneskerettigheder, miljøet, m.v. En indberetter, der i god tro foretager en indberetning til whistleblowerordningen, er sikret beskyttelse mod repressalier eller gengældelse.

1.3
Denne politik for whistleblowerordning og klagemekanisme er udarbejdet for at sikre klare retningslinjer, og for at gøre en indberetter i stand til trygt at indberette bekymringer om formodede overtrædelser så tidligt som muligt og på den rette måde.

2.1
Alle medarbejdere i AG Gruppen, samt eksterne parter og berørte personer, kan indberette en bekymring til whistleblowerordningen og klagemekanismen, herunder lønnede og ulønnede praktikanter, frivillige, enhver person, der tilhører administrations-, ledelses- eller tilsynsorganet i virksomheden, herunder ikke-ledende medlemmer og aktionærer.

3.1
Der kan indberettes om overtrædelser, der vedrører følgende områder:

• Offentligt udbud
• Finansielle tjenesteydelser, produkter og markeder, og forebyggelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme
• Produktsikkerhed og -overensstemmelse
• Transportsikkerhed
• Miljøbeskyttelse
• Strålingsbeskyttelse og nuklear sikkerhed
• Fødevare- og fodersikkerhed, dyresundhed og dyrevelfærd
• Folkesundhed
• Forbrugerbeskyttelse
• Beskyttelse af privatlivets fred og netværks- og informationssystemers sikkerhed
• Overtrædelser relateret til EU’s indre marked, herunder overtrædelser af konkurrence- og statsstøttereglerne samt handlinger der modarbejder opnåelsen af skattefordele i strid med selskabsskatteretlige regler eller ordninger.

3.2
Derudover kan der indberettes om alvorlige lovovertrædelser og øvrige alvorlige forhold, herunder overtrædelser af straffeloven og særlovgivning:

• Bestikkelse
• Dokumentfalsk
• Hacking, aflytning, optagelse af samtaler mellem andre
• Tyveri
• Underslæb
• Bedrageri
• Databedrageri
• Mandatsvig
• Afpresning
• Tilsidesætte af tavshedspligter
• Overtrædelser af lov om bogføring
• Overtrædelser af godskørselsloven, jf. godskørselslovens §§ 17-17 b
• Overtrædelser af luftfartsloven, jf. luftfartslovens § 149
• Tilsidesættelse af en lovbestemt handlepligt
• Seksuel chikane
• Grov chikane, f.eks. på grund af race, køn, farve, sprog, formueforhold, national eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold
• Tilsidesættelse af faglige standarder, der f.eks. vil kunne medføre en risiko for personers sikkerhed og sundhed.
• Alvorlige fejl og alvorlige uregelmæssigheder forbundet med it-drift eller it-systemstyring.
• Særlige tilfælde, hvor mindre samarbejdsvanskeligheder indebærer store risici, og dermed udgør et alvorligt forhold.

3.3
Derudover kan der indberettes og klages over alle aktiviteter i AG Gruppen, herunder i vores værdikæder, der har en negativ indvirkning på mennesker, miljø og samfund.

3.4
Ovenstående oplistning af forhold omfattet af whistleblowerordningen og klagemekanismen bør ikke afholde dig fra i god tro at sætte spørgsmålstegn ved og påpege anden adfærd, der ikke optræder på listen.

3.5
Oplysninger af bagatelagtig karakter og oplysninger om øvrige forhold, herunder oplysninger om overtrædelse af interne retningslinjer om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning og privat brug af kontorartikler, er dog ikke omfattet af Whistleblowerordningen, og indberetninger herom vil ikke blive behandlet, medmindre disse samtidig udgør en klage over aktiviteter, der har en negativ indvirkning på mennesker, miljø og/eller samfund. Det samme gælder som udgangspunkt oplysninger om ansattes eget ansættelsesforhold, herunder konflikter eller samarbejdsvanskeligheder. I disse tilfælde opfordrer vi medarbejderen til at gå til sin nærmeste leder og/eller HR med sådanne oplysninger.

4.1

Vi tilskynder indberettere til at indberette bekymringer om formodede overtrædelser og en negativ indvirken på mennesker, miljø og samfund, så hurtigt som muligt efter at være blevet opmærksomme på adfærden, så vi kan undersøge overtrædelsen hurtigt og inden den udvikler sig yderligere.

5.1

En indberetning af en formodet overtrædelse skal ske via vores Whistleblowerportal, som kan findes her.

6.1
Indkomne indberetninger modtages og behandles af en upartisk whistleblowerenhed.

6.2
Whistleblowerenhedens funktion varetages af Focus Advokater P/S, som handler på vegne af AG Gruppen.

7.1
AG Gruppen har vurderet, at det vil være i både indberetter og organisationens bedste interesse, at indberetninger kan ske anonymt. På den måde kan vi bedst beskytte whistleblowere mod repressalier, ligesom vi håber, at muligheden vil tilskynde potentielle whistleblowere til at foretage indberetninger.

7.2
Vælger du ikke at være anonym, vil din identitet ikke blive videregivet til nogen uden for Whistleblowerenheden uden dit udtrykkelige samtykke. Det samme gælder andre oplysninger givet i indberetningen, ud fra hvilke din identitet direkte eller indirekte kan udledes.

8.1
For at sætte Whistleblowerenheden i stand til bedst muligt at behandle din indberetning, opfordrer vi dig til at give følgende informationer i din indberetning:

• En grundig beskrivelse af den formodede overtrædelse;
• Identitet, stilling og kontaktoplysninger på enhver person, ansvarlig for den formodede overtrædelse, eller enhver person, som kan have viden herom;
• Ethvert dokument, bevis eller anden relevant information, der kan hjælpe i undersøgelsen af den formodede overtrædelse; og
• Enhver anden relevant information.
• Du opfordres til at være så nøjagtig som muligt i din beskrivelse af den formodede overtrædelse, så Whistleblowerenheden bedst muligt kan vurdere overtrædelsens grovhed og tage de rigtige midler i brug.

9.1
Når du har foretaget din indberetning, vil du straks herefter modtage en automatisk bekræftelse på, at indberetningen er modtaget. Whistleblowerenheden vil herefter påbegynde behandlingen af din indberetning.

9.2
Focus Advokater P/S modtager og gennemgår den modtagne indberetning. Det vurderes, om der er forhold i indberetning, der gør den interne whistleblowerenhed inhabil. Focus Advokater P/S udarbejder et udkast til handlingsplan.

9.3
Focus Advokater P/S underretter AG Gruppen interne whistleblowerenhed omkring indberetningen, såfremt den interne whistleblowerenhed ikke er inhabil. Hvis den interne whistleblowerenhed vurderes inhabil, vil der i stedet ske underretning af en alternativ kontaktperson tilknyttet AG Gruppen.

9.4
Indkomne indberetninger modtages og behandles af Focus Advokater P/S, sammen med AG Gruppens interne whistleblowerenhed. Det er AG Gruppens beslutning i hvilket omfang handlingsplanen følges. Focus Advokater P/S og den interne whistleblowerenhed har tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, der indgår i indberetningen, og videregiver aldrig oplysninger til hverken ledelsen eller øvrige medarbejdere hos AG Gruppen, som enten direkte eller indirekte kan afsløre din identitet.

9.5
Focus Advokater P/S kan dog videregive visse oplysninger fra en indberetning, hvis det sker som led i opfølgningen på indberetningen eller for at imødegå overtrædelser. Det vil sige, at der gerne må videregives oplysninger til relevante personer hos AG Gruppen, med det formål at indhente yderligere oplysninger for at klarlægge om den indberettede hændelse har fundet sted. Relevante personer hos AG Gruppen vil variere og afhænger af indberetningens karakter.

9.6
Hvis det vurderes, at forholdene nævnt i indberetningen skal undersøges nærmere, kan der bl.a. iværksættes en intern undersøgelse i AG Gruppen. Focus Advokater P/S og/eller den interne whistleblowerenhed kan i den forbindelse indhente supplerende oplysninger fra organisationen og gennemføre interviews med medarbejdere i det omfang, det findes relevant. Focus Advokater P/S vil under undersøgelsen fortsat iagttage sin tavshedspligt med hensyn til oplysninger i indberetningen.

9.7
Afhængigt af indberetningens karakter, kan Focus Advokater P/S henvise indberetningen til andre kanaler, herunder en kompetent offentlig myndighed eller politiet, hvis det skønnes nødvendigt.

9.8
Focus Advokater P/S og den interne whistleblowerenhed kan på ethvert stadie af behandlingen af indberetningen beslutte at afslutte sagen, hvis det vurderes, at der er utilstrækkeligt bevismateriale eller af andre grunde.

9.9
Du vil modtage feedback om sagens behandling og eventuelt om dens resultater, herunder om eventuel genopretning, senest tre måneder fra modtagelse af bekræftelsen. Feedbacken vil blive gjort tilgængelig for dig på Whistleblowerportalen, hvor eventuel efterfølgende korrespondance eller opfølgende spørgsmål også vil foregå.

10.1
Enhver person, der er blevet anklaget for en overtrædelse, vil blive underrettet om de fremsatte påstande. Såfremt foranstaltninger er nødvendige for at sikre, at alle relevante beviser bevares, kan underretningen dog udskydes indtil disse foranstaltninger er blevet taget.

10.2
Enhver person, der er blevet frikendt for en påstået overtrædelse, vil blive informeret om denne konklusion.

11.1
AG Gruppen tolererer ikke nogen form for gengældelse mod personer, der i god tro har indberettet en formodet overtrædelse til whistleblowerordningen. Du er også beskyttet mod gengældelse, selv hvis forholdet i din indberetning viser sig ikke at være en overtrædelse.

11.2
En indberetning er foretaget i god tro, hvis personen på tidspunktet for indberetningen havde rimelig grund til at antage, at de indberettede oplysninger var korrekte og at forholdet udgjorde en overtrædelse omfattet af whistleblowerordningens anvendelsesområde.

11.3
Repressalier eller gengældelse mod en, der har indberettet en bekymring, vil blive behandlet som en overtrædelse af AG Gruppens Code of Conduct, og kan derfor føre til disciplinære skridt mod vedkommende, herunder, men ikke begrænset til, opsigelse af ansættelsesforholdet. Hvis du oplever nogen form for repressalier mod dig eller mod enhver anden, for i god tro at indberette eller have indberettet en bekymring om en formodet ureglementeret adfærd, skal du indberette dette enten til AG Gruppens ledelse, eller HR-afdeling eller gennem Whistleblowerordningen.

11.4
Såfremt en person bevidst indberetter urigtige oplysninger til whistleblowerordningen, kan det føre til disciplinære skridt mod vedkommende.

12.1
AG Gruppen kan behandle personoplysninger om dig i overensstemmelse med proceduren fastsat i denne whistleblowerpolitik; vi behandler dog kun dine personoplysninger i det omfang det er nødvendigt for den legitime interesse, som forfølges af organisationen, for at administrere den etablerede whistleblowerordning.

12.2
Personoplysninger, der åbenbart ikke er relevante for håndteringen af en bestemt sag, vil ikke blive indsamlet, eller, såfremt dette uheldigvis indsamles, vil blive slettet uden ugrundet ophold.

12.3
Såfremt du har lyst til at vide mere omkring, hvordan organisationen behandler dine personoplysninger eller hvilke rettigheder du har som en registreret, henvises du til privatlivspolitikken på Whistleblowerportalen.

13.1
AG Gruppen sletter færdigbehandlede indberetninger på det tidspunkt, hvor der ikke længere er en legitim interesse til behandlingen. Denne sletteprocedure sikres ved halvårlige kontroller af listen over afsluttede sager. Kontrollen udføres og dokumenteres af Focus Advokater P/S.

13.2
Såfremt en indberetning falder uden for whistleblowerordningens anvendelsesområde, viser sig ubegrundet eller såfremt Whistleblowerenheden træffer beslutning om at afslutte sagen, vil kun følgende information fra indberetningen blive opbevaret i en treårig periode fra indberetningens indlevering: (a) datoen for indberetningens indlevering; (b) navn, efternavn og adresse for whistlebloweren (hvis oplyst); (c) emnet for indberetningen; (d) udfaldet af efterforskningen; og (e) datoen for afslutningen af efterforskningen. Enhver anden information fra indberetningen vil blive slettet omgående.

14.1
Vi opfordrer indberettere til at benytte vores interne whistleblowerordning, når indberetningen vedrører en overtrædelse, som kan imødegås effektivt internt, og hvis du som whistleblower vurderer, at der ikke er risiko for repressalier. Du har som whistleblower dog også mulighed for at indgive din indberetning til en ekstern whistleblowerordning.

14.2
Datatilsynet har oprettet en ekstern whistleblowerordning, der kan anvendes til at indberette forhold relateret til overtrædelse af EU-retten, alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold. Indberetningsportalen kan findes her.